Chaque département marketing a sa propre manière d’organiser la production de contenu. Pourtant, un défi commun reste la gestion des cycles d’approbation, souvent allongés ou complexifiés par des retours peu clairs ou inefficaces. Ces obstacles peuvent entraîner des retards, une perte de ressources et des incompréhensions.
Cette situation n'est pas sans conséquence sur la qualité du contenu.
Pourtant, un chef de projet efficace peut transformer ces défis en opportunités. En formulant un feedback constructif et clair, il devient possible de produire du contenu de qualité, de maintenir la motivation des équipes, et d’atteindre les objectifs fixés.
Dans cet article, nous explorons les 9 qualités essentielles d’un chef de projet qui permettent de simplifier les processus, optimiser les échanges et mener les projets à bien. C’est parti !
Lorsque vous donnez un feedback, soyez clair, précis et direct. Cela rendra les cycles d’approbation plus courts et plus efficaces. Évitez les remarques générales et vagues comme « La présentation doit encore être améliorée » ou « Le rapport n’est pas suffisant. » Quels aspects spécifiques de la présentation doivent être modifiés ou développés ? Quels détails particuliers manquent dans le rapport ? Soyez précis pour éviter les malentendus et les frustrations inutiles.
Il est également préférable de guider vos interlocuteurs sur la façon d’appliquer concrètement votre feedback constructif. Par exemple, s’ils ont proposé trop d’idées sans bien les développer, vous pouvez identifier les plus pertinentes et indiquer comment ils peuvent rendre le contenu plus percutant.
Si le problème est le respect des délais, indiquez-le directement et proposez des conseils pour mieux gérer leur temps. Lorsque vous partagez votre feedback, évitez d'exagérer en utilisant des termes comme « jamais », « toujours » ou « tous » pour éviter les tensions. Ne cherchez pas non plus de coupables, contentez-vous d'expliquer les effets directs de l’action (ou de l’inaction) et concentrez-vous ensuite sur les solutions.
Pour le succès de divers projets marketing, il est crucial d’être réactif pour terminer les cycles d’approbation rapidement, soit partager votre feedback constructif en temps voulu. Cela signifie aussi qu’il ne faut pas donner un feedback sur des éléments que vous avez remarqués il y a trois semaines ou un mois, car plusieurs changements ont probablement déjà eu lieu depuis. Assurez-vous donc que votre feedback soit opportun et pertinent.
En même temps, évitez de donner un feedback juste après un événement si vos émotions sont vives, car cela pourrait nuire à votre objectivité. Il est préférable de partager vos retours au moins 24 heures plus tard, afin d’avoir suffisamment de temps pour analyser la situation et choisir vos mots avec soin.
L’une des clés pour produire un contenu de qualité et accélérer les cycles d’approbation est de faire preuve d’empathie envers chaque membre de l’organisation. Donner un feedback comporte un risque émotionnel pour vous et pour la personne qui le reçoit. Mal formulé, il peut mener à des malentendus et des résultats négatifs, causant davantage de problèmes. C’est pourquoi il est essentiel d’être suffisamment empathique lorsque vous partagez vos commentaires et suggestions.
Il est possible que l’autre personne se montre sur la défensive en entendant un feedback qui semble remettre en question ses connaissances et compétences. Cependant, comprenez aussi qu’elle a besoin de temps pour réagir et assimiler vos retours. Ainsi, il est préférable de lui laisser l’espace nécessaire pour digérer vos commentaires. Ne considérez pas sa réaction comme une simple résistance à vos suggestions.
Rappelez-vous également que ce feedback est destiné à favoriser la croissance et le succès de l’équipe ; il n’y a donc pas de place pour la négativité ou la critique malveillante. D’ailleurs, la plupart des membres de l’équipe, sinon tous, souhaitent réussir. Garder ces éléments en tête vous aidera à donner un feedback constructif avec empathie.
Posez-leur des questions, comme « Qu’en pensez-vous ? » ou « Comment cela vous a-t-il touché ? » De cette façon, ils sauront qu’il s’agit d’une conversation bilatérale, et qu’ils peuvent s’exprimer librement. En écoutant leurs réponses, vous pourrez mieux comprendre leur point de vue et leur situation. Avec une telle approche empathique, vous pouvez transformer le feedback en un échange constructif.
Apprendre à donner un feedback efficacement inclut de se concentrer sur la performance, et non sur la personnalité. Cela permet d’être plus objectif, tandis que l’inverse peut paraître autoritaire. Examinons ces exemples :
Incorrect: Votre arrogance crée différents problèmes.
Correct: Lorsque vous m’interrompez devant les parties prenantes, cela pose des problèmes.
Incorrect:Vous êtes paresseux.
Correct: Vous avez manqué votre échéance et commis plusieurs erreurs. Réfléchissons à plusieurs moyens de vous aider à devenir plus rigoureux.
Avec ces formulations révisées, vous n'attaquez pas le caractère de la personne, mais discutez plutôt de ses actions. Ainsi, elle sait précisément ce qu’elle doit améliorer sans se sentir blessée ou offensée. Dans le marketing, concentrez-vous sur le contenu et non sur le créateur.
Utiliser des phrases commençant par « je » est une autre façon d’éviter d’étiqueter la personne et de se concentrer uniquement sur votre perception de la situation. Par exemple:
Original : Vous m'avez dit que la présentation du contenu serait prête vendredi dernier, mais tu ne l’as livrée que mercredi, ce qui a perturbé d’autres plans.
Révisé : J’avais cru comprendre que la présentation de contenu serait prête vendredi dernier. Y a-t-il eu des changements dont je n’ai pas été informé ?
En utilisant des phrases commençant par « je », vous évitez de donner l’impression de blâmer la personne. Vous favorisez plutôt une approche collaborative pour améliorer le projet.
Lorsque vous donnez un feedback, soyez attentif à votre façon de le délivrer. Cela inclut votre ton et votre manière de parler, vos expressions faciales, votre langage corporel, votre contact visuel, et plus encore.
Voici quelques points à respecter et à éviter pour prévenir les malentendus :
En plus des signaux non verbaux, soyez attentif à vos mots. Évitez les remarques dégradantes qui pourraient remettre en question les compétences et l’intelligence de la personne. Par exemple, ne faites pas de généralisations comme « Vous ne partagez jamais vos idées lors des séances de brainstorming », ou de remarques subjectives comme « Vous semblez trop démotivé ces derniers temps ».
Être ouvert à la communication est un autre ingrédient clé pour une conversation de feedback réussie. Écoutez activement chaque membre de l'équipe. Ne les jugez pas rapidement. Au lieu de cela, comprenez leurs difficultés et les raisons derrière leur incapacité à livrer le contenu que vous attendiez.
Montrer du respect est également une façon de favoriser la communication ouverte au sein de l’organisation. Par exemple, évitez de consulter vos appareils électroniques lorsqu'ils commencent à parler. Adoptez un langage corporel ouvert pour les aider à se sentir à l’aise.
Posez des questions pertinentes pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. Ensuite, encouragez-les à partager leur feedback. Ils pourraient avoir des choses à ajouter concernant votre rôle ou votre performance également. Laissez-les fournir des exemples pour être sûr de bien comprendre ce qu’ils veulent dire.
Si possible, faites un effort pour connaître les membres au-delà de leur rôle dans l’équipe marketing ou l’entreprise. Cela crée une atmosphère plus accueillante et les encourage à être plus ouverts, honnêtes et transparents.
Savoir comment donner du feedback ne consiste pas seulement à pointer les comportements qui doivent être modifiés ou améliorés. Il s'agit également d’offrir des suggestions concrètes qui permettront d’apporter l’amélioration nécessaire. Faites comprendre à la personne recevant le feedback que vous êtes là pour l’aider à grandir et à se développer en lui donnant une ou deux suggestions réalisables.
Utilisez aussi des phrases ou des questions qui lui permettent de se remettre en question et l’inspirent à s’améliorer dans ce qu’elle fait. Par exemple :
Étant donné qu’il se peut qu’ils ne soient pas d’accord avec certains points que vous soulevez, il est bon de leur demander leur avis et leur perspective. Par exemple, posez des questions comme : "Pensez-vous que cela reflète fidèlement l'événement ?" ou "Quelle est votre réaction par rapport à ce qui s'est passé ?".
Évitez également des mots comme « besoin de », « doit » ou « mauvais », afin de ne pas avoir l’air de leur prêcher. Écoutez attentivement et laissez-les proposer des suggestions pour les rendre plus responsables de leurs actions et solutions
Beaucoup de gens ont tendance à voir le feedback uniquement sous un angle négatif. C'est pourquoi mentionner les points positifs est crucial pour réussir à partager votre feedback. Commencez par quelque chose de positif pour aider la personne à se sentir à l’aise et confiante. Elle saura que ses efforts sont appréciés et valorisés, bien qu’il y ait encore des domaines à améliorer.
Cependant, évitez la méthode du sandwich. Bien qu’elle soit censée réduire l'impact négatif, son utilisation excessive peut rendre votre feedback inauthentique. Elle est également prévisible, et les gens risquent de ne se concentrer que sur le positif si vous partagez trop de points positifs, ou sur le négatif, ce qui peut les frustrer.
La méthode sandwich peut vous mettre à l'aise lorsque vous donnez un retour d'information, mais en réalité, elle ne met pas l'autre partie à l'aise. Évitez donc d'utiliser des "mais" et de tourner autour du pot. Faites simplement part des aspects positifs que vous avez observés et discutez directement de votre retour constructif.
Essayez de finir la conversation sur une note positive, pour que la personne ne se sente pas inutile ou misérable.
De plus, ne donnez des retours positifs que lorsque la personne les mérite. Avec une juste dose de reconnaissance, le membre de l’équipe considérera cela comme quelque chose de spécial et authentique.
Bien que donner du feedback soit difficile, d’autres responsables d’équipes marketing peuvent trouver encore plus compliqué de faire un suivi sans paraître trop interventionnistes. Commencez par ne pas traiter les conversations de feedback comme un événement isolé. Ne vous arrêtez pas simplement à confirmer qu’ils ont pris vos retours au sérieux et à définir ensemble des objectifs clairs et réalistes. Faites un suivi pour vérifier s'ils ont bien mis en place ces objectifs et actions.
Ensuite, reconnaissez leurs efforts, surtout si vous constatez des améliorations significatives dans le processus. Cela leur fera sentir que vous vous souciez réellement de leur succès et du projet lui-même. En retour, ils seront plus motivés à produire un meilleur contenu.
Pour un suivi efficace, prenez des notes pendant que vous parlez à la personne recevant le feedback. Restez aussi accessible pour qu’ils n’hésitent pas à exprimer leurs préoccupations et opinions lorsque des ajustements doivent être effectués dans le projet. L’objectif est de sortir dès que possible des cycles d’approbation, et le suivi contribue à rendre cela possible.
Donner du feedback n’est pas une tâche facile. Cela peut entraîner des malentendus, des réactions violentes et des problèmes plus importants si ce n’est pas bien géré. Pour fournir un feedback constructif efficacement, pratiquez des étapes simples mais cruciales telles qu’être spécifique, réactif, empathique et ouvert à la communication, faire des suggestions et assurer un suivi. Vous souhaitez vous assurer que vous produisez du contenu de haute qualité de manière efficace tout en adoptant une solution de flux de travail simplifiée et automatisée ?
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